В работу секретаря входит довольно широкий круг обязанностей, которые зависят от его специализации, масштабов компании и имеющихся навыков.
В широком смысле секретарь - офисный сотрудник, обеспечивающий функционирование и жизнедеятельность компании изнутри, занимаясь административной и организационной деятельностью.
Если рассматривать более узкие специализации, то сотрудников можно разделить на несколько видов:
1. Личный секретарь
Правая рука руководителя. Личный секретарь находится в непосредственном подчинении у руководителя, выполняет поставленные им задачи, как правило разгружая начальника от рутинной административной деятельности. В обязанности входит составление документации, планирование и организация деловых встреч, прием звонков и корреспонденции, встреча визитеров, организация командировочных и деловых поездок руководителя, а также выполнение мелких поручений, например, приготовление кофе.
2. Секретарь-референт
Его можно назвать сердцем офиса. Сотрудник занимается обеспечением бесперебойной работы офиса: контролирует работу и своевременный ремонт оргтехники и кондиционеров, закупает и распределяет по отделам канцелярские товары, занимается заказом воды в офисные кулеры и продуктов питания. Другое название такой должности - офис-менеджер.
3. Пресс-секретарь
Пресс-секретарь представляет организацию перед общественностью и средствами массовой информации. Именно этот сотрудник готовит информацию о компании, которую можно размещать в СМИ, организовывает встречи журналистов с руководством предприятия и занимается прочими контактами с медиа-сферой.
4. Секретарь-переводчик
Профессионал со знанием иностранного языка, которого привлекают к работе при переговорах с иностранными контрагентами.
5. Секретарь заседания суда
Применяется только в институтах судебной системы. В обязанности входит формирование протокола заседаний, передача дел в архивы, выдача решений суда по запросу в письменном виде.
Любая работа секретарем требует постоянной коммуникации с людьми, в большинстве случаев - непосредственно с руководителем. Соискатель на вакансию делопроизводителя должен быть вежливым, иметь опрятный внешний вид, быть исполнительным и ответственным, а также четко уметь планировать свое рабочее время и время руководителя. Среди профессиональных навыков должно быть понимание основ делопроизводства, умение работать с компьютером и базовым комплектом офисных программ. грамотная устная и письменная речь, а также навыки работы с орг.техникой (принтеры, сканеры, факсы, IP-телефония).
Положительные и отрицательные моменты профессии
Начнем с плюсов:
1. Образование
Трудоустройство секретарем не предполагает у кандидата наличие высшего или среднего образования. Безусловно, любое образование будет плюсом, но в компании берут и сотрудников без него и даже без опыта работы.
2. Карьерный рост
Секретарь получает много информации о всех отделах в организации, что делает возможным перевод на вакантную должность. Также хороший секретарь ценится руководителем и может рассчитывать на повышение заработной платы и на обучение со стороны работодателя.
3. Условия работы
Работа секретарем в 99% случаев происходит в офисе, причем сам секретарь зачастую и занимается закупкой товаров, улучшающих офисную атмосферу, поэтому может сделает свое рабочее место комфортным.
4. Востребованность
Нельзя не отметить, что найти работу секретарем довольно просто, потому что практически во всех компаниях, особенно крупных, руководителям нужны сотрудники, которые разгрузят их работу.
Перейдем к минусам:
1. Заработная плата
На должности секретаря редко получается зарабатывать хорошие деньги, ведь работа секретарем не требует особой квалификации и навыков и оплата может быть значительно ниже, чем у других сотрудников того же офиса.
2. Рутинность работы
Работа секретаря предполагает преимущественно работу с документами, ответы на письма и звонки и прием посетителей. Секретарь вряд ли будет постоянно получать задания, требующие творческого подхода.
3. Рабочий график
Актуально скорее для личных секретарей, но может быть и для референтов. Поручения руководителя могут выходить за рамки рабочего графика, но тем не менее должны выполняться.
4. Стресс
Далеко не каждый руководитель - это спокойный, уравновешенный человек, четко формулирующий рабочие задачи. Зачастую приходится сталкиваться с агрессией как со стороны руководителя, так и со стороны посетителей, что делает работу секретаря стрессовой.
5. Требования к внешности
В большинстве случаев секретарь - это лицо компании. Поэтому во многих организациях есть определенные требования к внешнему виду сотрудника, что не может не требовать отдельных финансовых вложений.
Подводя итоги: секретарь - хорошая должность для начала карьеры и хорошая вакансия для женщин без опыта работы. Должность не требует особых профессиональных навыков или знаний и на нее можно устроиться без образования. Работа секретарем дает большое количество опыта взаимодействия с отделами компании и с людьми лично. Найти сотрудника секретаря вы всегда можете, зайдя на workhere.ru.