Время руководителя - очень ценный ресурс. Чем выше занимаемая должность - тем шире круг задач, на которые нужно выделять время. Некоторые обязанности руководители передают помощникам - личным ассистентам.
Работу личным ассистентом часто отождествляют с работой секретаря. Некоторые их обязанности действительно пересекаются, однако секретарь-референт занимается преимущественно вопросами документооборота и организационными моментами. Помощник руководителя же обладает бóльшим кругом полномочий и повышенной ответственностью. Зачастую ассистент руководителя - это руководящая должность со своими подчиненными, секретарем и т.п. Помощник в некоторых случаях уполномочен вести переговоры от лица начальника, принимать ответственные решения и давать руководителю рекомендации.
Кроме того, важным отличием является график работы. У любого помощника руководителя он является ненормированным, поручения могут прийти в любое время.
В должностные обязанности ассистента руководителя входит:
- Организация рабочего дня. Он планирует и организовывает встречи и совещания, координирует деловые поездки и подготавливает необходимые материалы для презентаций или переговоров.
- Коммуникация. В задачи ассистента входит прием звонков, электронных и обычных писем, ведение деловой переписки, встреча посетителей и другие формы взаимодействия с людьми.
- Документооборот. Сотрудник на этой должности занимается составлением и оформлением документов, отчетов, проектов, протоколов и презентаций.
- Выполнение личных поручений. Это может быть все что угодно: заказ билетов на самолет, бронирование номера в гостинице, покупка подарков для бизнес-партнеров или отправка костюма в химчистку.
Для эффективной работы, ассистент должен обладать рядом личных и профессиональных качеств.
Помощник руководителя должен быть дисциплинированным, ответственным, организованным, готовым к работе в любое время суток и умеющим находить выход из нестандартных ситуаций в краткие сроки.
Одним из главных профессиональных качеств для личного ассистента является умение эффективно управлять временем и ресурсами. Соискатель должен быть способным планировать рабочий день своего начальника, организовывать его деловые поездки и встречи, следить за сроками выполнения задач.
Для того чтобы найти работу помощника руководителя, важно иметь высокие коммуникативные навыки: личный ассистент должен уверенно общаться со всеми участниками бизнес-процесса – начальником, клиентами, партнерами компании.
Кроме того, для работы личного ассистента необходима высокая степень конфиденциальности. Он должен уважать интересы своего начальника и сохранять конфиденциальность информации о бизнес-планах, переговорах и финансовых операциях.
Также ассистент должен владеть навыками работы с компьютером на необходимом уровне, уметь качественно работать с документами, иметь грамотную устную и письменную речь и презентабельный внешний вид.
Требования к образованию и опыту работы сильно разнятся в зависимости от необходимости и пожеланий руководителя. Многие предпочитают найти сотрудника ассистента с высшим образованием и опытом работы, однако есть и исключения. Также в вакансиях часто указывается желаемый пол и возраст претендента.
Разберем подробно плюсы и минусы профессии.
К преимуществам можно отнести:
- Получение опыта и карьерный рост
Ассистент - правая рука начальника. Он изнутри видит все бизнес-процессы в организации, принимает в них непосредственное участие и занимается решением многих ответственных задач. Все это позволяет получить ценный опыт работы на управленческой должности и в дальнейшем самому стать руководителем. - Заработная плата
Вакансия помощника руководителя достаточно ответственная, эта работа достойно оплачивается. Профессионалы своего дела, освобождающие руководителя от множества ответственных задач, получают зарплату, значительно превышающую среднюю по области. - Возможность путешествовать
Ассистент руководителя сопровождает его во всех командировках, в том числе заграничных. Это хорошая возможность посетить другие города и страны, познакомиться с новыми культурами и особенностями менталитета не с туристической стороны.
Есть у профессии и недостатки:
- График работы
График работы ассистента всегда ненормированный и зачастую выходит за рамки, установленные ТК РФ. Сотрудник должен быть на связи в любое время дня и ночи и быть готов выполнить поручение в кратчайшие сроки. - Требования
Многие работодатели устанавливают жесткие рамки по полу, возрасту и даже внешности соискателя. Также часто встречается требование знания английского языка на уровне, не ниже среднего. - Ответственность
Руководители делегируют помощникам достаточно ответственные задачи, от результата которых может зависеть успех крупной сделки, важных переговоров или кадровых решений.
Подводя итоги: ассистент руководителя - интересная управленческая должность с широким спектром разнообразных задач. Заработная плата таких специалистов довольно высокая, но и уровень ответственности вполне ей соответствует. Вакансии работы помощником руководителя доступны во всех регионах страны на сайте workhere.ru.