Сложности большого бизнеса
Большой бизнес, большие мелочи. Да, коллеги, чем больше бизнес, тем больше в нем деталей в процессах. Которые часто необходимо менять чтобы не тормозить. Чем сложнее система и инфраструктура, тем сложнее это сделать.
Чем больше компания, тем больше она теряет на собственных мелочах: разрыве между 1С и ATS, ручных согласованиях и хаосе в штатном расписании. В рознице, услугах, производстве картина похожая: одна система считает людей и деньги, другая нанимает, третья живет в Excel.
Будь вы управляющая компания холдинга или ритейл федерального охвата потребности одни и те же. Синхронизировать процессы, бесшовная интеграция, скорость удобство.
Большие компании полагают, что для малых изменений им потребуются значительные усилия разработчиков 1С, интеграторов, настройщиков или организационные изменения. К счастью это не всегда так. Вот пример что мы сделали для одного из наших клиентов - компании со множеством филиалов и юридических лиц.
• бизнесу нужны люди "здесь и сейчас",
• финансисты держат штат в 1C,
• рекрутеры делают то, что им говорят, не всегда точно зная, предусмотрена ли ставка ФОТ.
В результате крупный бизнес начинает терять деньги и скорость.
Кейс
Компания вела активный массовый подбор персонала для филиалов в разных регионах. Долгое время работала в E-staff в связке с Excel. Что создавало риски для политики обработки персональных данных, сложности для операционной и управленческой аналитики
Заказчику было важно нанимать по реальным потребностям и избежать нагрузки на рекрутеров из-за лишних согласований и корректировки условий, требований.
Возникали противоречия и неразбериха:
• бизнесу в операционной деятельности нужны сотрудники здесь и сейчас и много,
• финансисты теряли время сводя новичков в штат в 1С,
• а рекрутеры работали в ATS и нанимали сколько скажут. Без учета фактических потребностей.
Со временем перестали справляться с задачами динамичного массового найма. Так как у компании очень специфичный процесс найма, который не подходит под классическое понимание "массовый подбор".
Стало очевидно: компании нужна ATS, которая сможет объединить и автоматизировать весь процесс найма в одной системе. С возможностью интеграции процессов, связанных с персоналом для которых используется 1С.
Главной задачей стало объединение процесса подбора с кадровым контуром 1С и другими системами. От этой интеграции зависела не только скорость работы HR-команды, но и прозрачность массового найма по всей филиальной сети.
Рассказываем какие еще задачи стояли, как решили
1. Не хватало полноценной интеграции с 1С. Оргструктура расходилась между системами.
Было. HR-команда вручную переносила данные между системами, а согласование условий найма и обмен различными документами стали занимать слишком много времени. Было важно связать подбор с внутренним контуром компании и автоматизировать работу с заказчиками.
По данным исследований среди наших клиентов:
• до 30% времени рекрутера уходит как раз на внутренние согласования и уточнение бюджетов
• 15% вакансий вакансий в компаниях с распределенной структурой открываются сверх утвержденного штатного расписания
Это прямые потери ФОТ, которые проявляются только в конце квартала.
Рекрутёры, так как филиалов много, могли поставить вакансии на несуществующие или недоступные в данной точке должности, или начать набирать количество больше, чем по штатному расписанию.
Сделали. Настроили автоматическую передачу оргструктуры, подразделений и зарплатных ставок из 1С. И автоматизировали создание вакансий на основе штатного расписания.
Стало. Теперь внутри системы компания подбора создает заявки и работает с вакансиями каждого юрлица в соответствии со штатным расписанием. Без путаницы, дублирования и лишних действий
Стало возможным:
• ограничивать количество открываемых позиций по филиалам, департаментам и должностям;
• автоматически пересчитывать лимиты при изменении штатного расписания в 1С;
• синхронизировать зарплатные вилки и грейды.
• устранить перегрузку рекрутеров из-за чрезмерных запросов бизнеса - “нанимайте больше”
Любое изменение требует официальной процедуры корректировки в 1С с согласованием. Это обеспечивает железобетонный контроль ФОТ. Т.к. в системе предусмотрены ограничения - можно выставить требуемое количество позиций и рекрутер не будет нанимать больше, чем предусмотрено штатным расписанием.
Или прикрепить заявку на подбор к набору позиций. Это уменьшает время на согласование заявки для каждой вакансии и ускоряет процесс найма.
2. Руководители не были вовлечены в процесс подбора.
Было. Из-за отсутствия в E-staff отдельного блока работы с заказчиками нанимающие менеджеры не видели статусы вакансий и кандидатов. Обратная связь терялась между почтой, Excel и чатами.
Сделали. Настроили маршруты согласования заявок внутри системы.
Стало:
• единое информационное пространство для всех участников процесса
• видна воронка, статусы, прогресс
• проще согласовывать кандидатов, даже без авторизации в системе
3. Заявки согласовывались через почту и Excel. Не было единой истории коммуникации с кандидатами
Рекрутеры вели переписку в разных каналах: почта и мессенджеры. Чтобы восстановить историю общения, приходилось вручную искать информацию по каждому кандидату. Поэтому Запуск вакансий занимал слишком много времени
Сделали. Подключили интеграцию истории коммуникации и согласования в одном окне, независимо от канала - мессенджеры или почта
Стало: не нужно переключаться из одного мессенджера в другой чтобы понять, в каком именно коллега задал вопрос или отправил кандидата на согласование. Не нужно включать и отключать сторонние приложения, чтобы ответить заказчику. Вся переписка по задачам в одном окне
4. Аналитика подбора собиралась вручную
Было. Большая часть отчетности велась в Excel. Команде не хватало прозрачной статистики и возможности строить кастомизированные отчеты под специфику массового найма сети.
Аналитика - одна из базовых функций Workhere, в IT мы профи и настроить аналитику с учетом изменений процессов и систем оказалось проще всего.
Сделали. Настроили дашборды. Заказчик видит дашборд с плановой численностью, фактической численностью и количеством вакансий в работе. Можно точечно анализировать, в каких филиалах высокая текучесть, где ставки простаивают месяцами, где есть перекосы по ФОТ. Управленческие решения принимаются на основе прозрачных данных.
Стало возможным еще аккумулировать данные для оценки ROI в персонал.
Подбор стал эффективнее:
• на 33% количество нанятых кандидатов выросло
• на 69% сократилось количество потерянных кандидатов между этапами
Не ждите конца квартала, начните сейчас и ваш следующий финансовый год будет успешнее.