Как MIUZ Diamonds перешёл из E-staff в WorkHere и автоматизировал массовый подбор персонала

Руководитель отдела подбора и адаптации персонала MIUZ Diamonds Мариана Иванова рассказала, почему компания решила отказаться от E-staff, как прошёл переход на WorkHere и какие процессы удалось автоматизировать уже в первые месяцы после внедрения.

С какими проблемами в подборе столкнулся MIUZ Diamonds

Компания вела активный массовый подбор персонала для розничной сети и долгое время работала в E-staff в связке с Excel. Со временем система перестала справляться с задачами быстрорастущего найма, так как у компании очень специфичный процесс найма, который не подходит под классическое понимание «масс-мейда».

Главные сложности, которые мешали команде подбора:

1. Не хватало полноценной интеграции с 1С
HR-команда вручную переносила данные между системами, а согласование условий найма и обмен различными документами стали занимать слишком много времени. Было важно связать подбор с внутренним контуром компании и автоматизировать работу с заказчиками.

2. Руководители не были вовлечены в процесс подбора
Из-за отсутствия отдельного блока работы с заказчиками нанимающие менеджеры не видели статусы вакансий и кандидатов. Обратная связь терялась между почтой, Excel и чатами.

3. Не было единой истории коммуникации с кандидатами
Рекрутеры вели переписку в разных каналах: почта и мессенджеры. Чтобы восстановить историю общения, приходилось вручную искать информацию по каждому кандидату.

4. Аналитика по подбору собиралась вручную
Большая часть отчетности велась в Excel. Команде не хватало прозрачной статистики и возможности строить кастомизированные отчеты под специфику массового найма сети.

В какой-то момент стало очевидно: компании нужна ATS, которая сможет не просто хранить кандидатов, а объединить и автоматизировать весь процесс найма в одной системе.

Как выбирали новую ATS для рекрутинга

По словам Марианы, в выборе новой системы участвовали рекрутеры и коллеги из IT-департамента. Рассматривали несколько крупных решений, но большинство систем предлагали либо слишком долгую реализацию, либо дорогие и ограниченные доработки.

Среди всех решений с самого начала выделялся именно WorkHere:

✅ Интуитивный интерфейс
Команда быстро разобралась в системе без сложного обучения. Наличие разных режимов отображения кандидатов оказалось крайне удобным для «старичков» компании, которые пробовали работать в разных ATS, поэтому переход уже на этом этапе не казался сложным, т.к. не нужно заново обучать сотрудников работать в новой системе.

✅ Гибкая кастомизация процессов
В WorkHere можно каждый раздел системы кастомизировать под отдельную компанию или сотрудника самостоятельно без сложных инструкций и постоянного обращения к техподдержке.

✅ Интеграция с 1С и работа с заказчиками
Возможность автоматизировать согласования и связать ATS с кадровым контуром компании стала одним из ключевых факторов для перехода.

Какие задачи стояли перед командой при переходе на WorkHere

На старте внедрения компания поставила несколько ключевых целей:

• перейти с E-staff без сложного внедрения и длительного обучения;

• сохранить базу кандидатов и историю коммуникаций;

• автоматизировать обработку откликов;

• сократить переключение между HH.ru, Авито, SuperJob, Работа.ру и Excel;

• уменьшить потери кандидатов между этапами;

• отказаться от ручной аналитики;

• настроить интеграцию с 1С;

• автоматизировать работу с заказчиками внутри системы;

• настройка электронной анкеты СБ;

• возможность собирать и отслеживать статус согласия на обработку ПДн.

Как решили сложности с интеграцией 1С

Главной задачей стало объединение процесса подбора с кадровым контуром 1С. От этой интеграции зависела не только скорость работы HR-команды, но и прозрачность массового найма по всей розничной сети.

До внедрения:

• HR вручную переносили данные из 1С

• Заявки согласовывались через почту и Excel

• Оргструктура расходилась между системами

• Запуск вакансий занимал слишком много времени

Чтобы решить эти проблемы, команда WorkHere:

1️⃣ Провела аудит процессов подбора и согласований
2️⃣ Настроила автоматическую передачу оргструктуры, подразделений и ставок из 1С
3️⃣ Автоматизировала создание вакансий на основе штатного расписания
4️⃣ Настроила маршруты согласования заявок внутри системы

Дополнительно внедрили:

• воронки подбора;

• шаблоны коммуникаций;

• отправку анкет СБ;

• автоматическую генерацию офферов.

Результаты, которых MIUZ Diamonds удалось достичь с WorkHere

Всего за 4 месяца после внедрения компания получила заметные изменения в эффективности подбора:

количество нанятых кандидатов выросло на

33%

количество потерянных кандидатов между этапами сократилось на

69%

скорость коммуникации с кандидатами увеличилась на

73%

время подготовки отчетности сократилось на

76%

конверсия кандидатов из отклика в собеседование увеличилась на

34%

Что изменилось внутри компании после перехода

«С WorkHere подбор наконец стал для нас по-настоящему системным и прозрачным. Нам помогли автоматизировать весь процесс с момента формирования потребности до момента оформления кандидата.

Особенно ценно, что нам удалось практически бесшовно встроить в процесс быструю обратную связь от заказчиков.

Отдельно хочется отметить аналитику: наши отчеты, которые долгое время считались вручную в Excel, теперь автоматически отправляются заказчикам по заранее настроенному сценарию.