Сегодня с workhere.ru рассмотрим, что из себя представляют CRM-системы в рекрутинге и HR, обсудим зачем они вообще нужны и какие есть особенности внедрения и оценки эффективности.
CRM-система (customer relationship management) - это специализированное ПО, позволяющее организовать работу с клиентами, поставщиками, лидами, кандидатами на вакансии и другими контрагентами в организации.
В небольших компаниях эту роль зачастую выполняет MS Excel, однако по мере роста фирмы возникает потребность в более качественной организации работы с контрагентами. Это как раз и позволяют сделать CRM-системы.
В большинстве случаев компании используют CRM для организации отдела продаж, однако этот инструмент можно применять и в других отделах. CRM-системы в рекрутинге и HR распространены не так широко, как в продажах, однако в крупных компаниях без такого инструмента обходиться становится сложно.
Зачем нужна CRM-система в рекрутинге и HR?
В условиях большого количества открытых вакансий и собеседований HR отдел сталкивается с множеством однотипных, рутинных задач. Высокая нагрузка на специалистов может привести к пониженному качеству отбора кандидатов, что может, во-первых, затянуть процесс найма сотрудника, а во-вторых, специалист может упустить ценного кандидата. Это все выливается в прямые затраты и потери для бизнеса, а значит вопрос требует внимания и решения.
Для автоматизации задач и повышения качества работы с базой кандидатов внедряются CRM-системы (или их еще называют HRM-системы, human resource management). Благодаря им процессы работы с претендентами на вакансии значительно упрощаются, важная информация не теряется, а HR-отдел в целом начинает работать гораздо более эффективно.
Основные возможности
Функционал CRM-систем может отличаться в зависимости от выбранного ПО, однако в общем они позволяют сделать следующее:
- Формирование единой базы кандидатов на вакансии. ПО собирает и хранит всю информацию о претендентах на должности, их резюме, переписку с HRом, результаты выполнения тестового задания и тому подобное. Вся информация заносится в карточку кандидата и при необходимости доступ к ней открывается в один клик. Система также позволит избежать дубликатов соискателей и ошибочных повторных звонков.
- Унификация коммуникаций с кандидатами. Через CRM-систему можно вести переписку в мессенджерах, делать звонки, отправлять файлы и электронные письма. Вся коммуникация при этом будет сохранена в истории в карточке кандидата и опять же при необходимости доступ к ней будет получен моментально.
- Создание шаблонов документов. Этот инструмент позволит существенно сэкономить время рекрутера на отправку типовых писем (приглашение на собеседование, отказ, форма тестового задания, оффер и многие другие).
- Автоматизация воронки соискателей. Благодаря встроенным инструментам, можно эффективно выстраивать и отслеживать воронку кандидатов. Статусы соискателей можно менять по мере прохождения этапов собеседований и мониторить результат в удобном формате.
Как выбрать CRM и на что обращать внимание?
На рынке на сегодняшний день представлены десятки вариантов различных HRM и CRM программ. Выбирая подходящую, нужно отталкиваться от следующих критериев:
- Размер компании. Задачи HR-отдела на крупном заводе и в небольшой студии дизайна довольно сильно отличаются, поэтому и CRM-система нужна будет разная. Некоторые системы ориентированы на массовый рекрутинг и ведение большой воронки кандидатов, а другие - на точечный поиск специалистов и сопровождение их на всех этапах трудоустройства.
- Интерфейс программы. Для рекрутеров интерфейс ПО должен быть интуитивно понятным, все нужные функции удобно расположенными, а с разработчиками должна быть возможность связи для ответов на вопросы и решения технических проблем. Неудобная CRM вызовет отторжение у сотрудников, и все процессы вернутся в привычный формат.
- Бюджет на внедрение. Немаловажный фактор, поскольку затраты на переход должны окупаться. Нет смысла покупать дорогостоящую CRM, рассчитанную на сотни собеседований в месяц и огромную воронку, когда стоит потребность закрывать в среднем 10 вакансий ежемесячно. Многие системы предлагают различные пакетные опции, поэтому важно качественно оценить потребность и выбрать наиболее подходящий по цене-качеству вариант.
- Гибкость системы и возможность интеграций. Хорошую CRM можно без труда настроить под нужды компании (например, совместить ее с используемым в фирме таск-менеджером и базой данных) и интегрировать ее с другими инструментами (IP-телефония, мессенджеры, 1С, приложения чатов и так далее).
Как внедрить CRM-систему в рекрутинге и HR
В первую очередь необходимо проанализировать потребность в CRM, узнать у HR-отдела какие есть пожелания к функционалу и имеющиеся “боли”, а также выделить те задачи, которые необходимо упростить и автоматизировать с помощью внедрения ПО.
Далее следует выбрать CRM исходя из критериев, о которых мы говорили выше. Нужно качественно оценить каждый из вариантов и их соответствие требованиям вашей компании.
Отдельно стоит обратить внимание на обучение сотрудников HR-отдела пользованию новыми инструментами. Многие программы имеют обучение в онлайн-формате, интегрированное непосредственно в интерфейс, также зачастую есть видеоуроки и ролики на Youtube. Стоит помнить и о возможности связи с технической поддержкой CRM-системы в случае, если что-то пойдет не так или у сотрудников будут вопросы.
Можно также обратиться к специалистам по внедрению и настройке CRM-систем, это может быть особенно актуально в случае крупных компаний с большими базами данных, которые необходимо бесшовно и без потерь перенести в новую систему.
Как оценить эффективность?
Любое внедренное в бизнес решение должно показать эффективность. В случае CRM системы ее эффективность, особенно в моменте, оценить может быть не так просто. Однако уже на небольшой дистанции должны быть следующие положительные изменения:
- Сокращение времени поиска и найма кандидата;
- Повышение качества соискателей и уровня их соответствия желаемой должности;
- Увеличение числа потенциальных кандидатов за счет большего охвата и удобства работы с базой данных;
- Повышение скорости и качества работы всего HR-отдела.
Обязательно нужно собрать фидбек от ваших рекрутеров по результатам внедрения и первых недель работы. ПО должно повысить качество работы, а у сотрудников не должно остаться вопросов и претензий к функционалу программы.
Возможные проблемы
Основные сложности при внедрении и работе CRM могут возникнуть как раз из-за несоответствия нужным критериям. Среди главных проблем можно выделить:
- Неудобный и непонятный интерфейс. Сотрудники не должны тратить время на поиск нужного инструмента, долгую загрузку данных или поиск подходящего шаблона. Если в системе нет возможности гибкой настройки интерфейса, а он сам по себе неудобный (помним пункт про обратную связь от сотрудников HR) - стоит задуматься о смене системы.
- Неподходящий функционал. Если специфика вашего бизнеса предполагает постоянный поток соискателей, а CRM-система заточена под индивидуальное сопровождение кандидата и его адаптацию к работе в компании - это может привести к низкой эффективности и потерям.
- Технические сложности. Все программы имеют свойство сбоить время от времени, важно чтобы разработчик CRM оперативно реагировал и исправлял возможные ошибки.
Пример использования
Давайте представим две фирмы с одинаковым видом и спецификой деятельности. В каждой из них необходимо отобрать 10 новых сотрудников на вакансии в открывшемся филиале. Кандидатов на вакансии рекрутеры ищут на всех популярных порталах поиска работы. В фирме N есть внедренная и настроенная CRM-система, а в фирме M ее нет.
Отклики на вакансии в фирму N фиксировались автоматически в CRM-системе. Каждый отклик создавал в единой базе карточку соискателя, в которую системой вносилась информация из резюме, а настроенные инструменты показывали соответствие кандидата требованиям компании. Отобранным соискателям оперативно автоматически были высланы приглашения на собеседования, а некоторым - тестовое задание, которое предполагалось для должности. Календарь собеседований в интерфейсе CRM системы позволил сформировать удобный график без пересечения нескольких встреч в одно и то же время. По результатам подходящие сотрудники были приняты на работу, а весь процесс рекрутинга занял 15 дней.
Сотрудники HR-отдела компании M вручную просматривали каждый портал поиска работы, фиксировали отклики в Excel таблице и распечатывали резюме для анализа. Ввиду большого количества заявок, не все получилось качественно проверить на соответствие требованиям компании, а часть заявок вовремя не были рассмотрены, приглашение на собеседование кандидату было уже не актуально. Каждому потенциальному работнику было вручную выслано приглашение на собеседование, но поскольку работа была не в единой базе данных - возник ряд накладок с временем, из-за чего множество собеседований были назначены на одно и то же время, что вызвало негатив у соискателей, некоторые отказались от собеседования. Ручной формат отбора и найма привел к тому, что подходящих сотрудников HR-отдел набирал более 1,5 месяцев, при этом сотрудники много времени занимались рутинными операциями, не могли вовремя отреагировать на отклики и качественно оценить кандидата. Также имели место накладки с собеседованиями из-за отсутствия удобного календаря.
В результате филиал компании N с CRM-системой работал уже целый месяц, а у компании M только смог открыться.
Коротко о CRM на WorkHere.ru
На портале workhere.ru мы разрабатываем собственную CRM-систему для удобства поиска и найма сотрудников. Она позволит автоматизировать процессы рекрутинга для отдела кадров компаний и кадровых агентств и ускорить процесс подбора персонала на вакансии.
Наши преимущества
- не зависит от иностранных компаний;
- включена в реестр отечественного программного обеспечения;
- полностью бесплатна;
- предоставляем консультации персонального менеджера;
- проводим обучение для новых клиентов.
Оставляйте заявку на бесплатный демодоступ в CRM, чтобы самостоятельно оценить преимущества нашей системы.
Особенности системы
Из особенностей можно выделить:
1. Автоматизация:
- сохранение резюме с job сайтов (Кнопка WorkHere);
- распознавание резюме из файлов;
- автоматическое определение дубликатов резюме;
- возможность установить статусы кандидатам для создания воронки найма;
- можно использовать инструменты поиска по базе резюме (фильтры, умный поиск по зарплате/навыкам/должности/географии кандидата);
- автоматическая отправка уведомлений по СМС/Telegram/E-mail рекрутерам, кандидатам о планируемых собеседованиях, о изменениях даты/времени.
2. Аналитика:
- возможность собирать статистику по вакансиям (отслеживание скорости найма, измерение эффективности рекрутеров);
- возможность собирать аналитику по звонкам рекрутеров (количество, длительность звонков, возможность прослушать разговоры);
- возможность собирать статистику по собеседованиям у каждого рекрутера и в общем: кол-во проведенных собеседований и их результативность в разрезе каждой вакансии + возможность разделить статистику по любому другому признаку, например, город, зарплата, пол кандидата и т.п.
Эти данные помогут определить области, в которых хорошо бы внести улучшения, что работает эффективно, а что нет.
3. Встроенные интеграции с другими сервисами, возможность их использования из CRM:
- WhatsApp;
- Почта (отправка, приём писем);
- Телефония (совершение/приём звонков из CRM).
4. Ускорение/упрощение операционной работы:
- Консолидация и управление рекрутерами, кандидатами, собеседованиями, вакансиями в одной системе;
- Календарь собеседований, планирование дня рекрутера, изменение даты/время;
- Онлайн ежедневник: возможность создать напоминание для рекрутера, спланировать день с помощью напоминаний. Все напоминания в назначенное время сигнализируют о том, что нужно выполнить задачу. Возможность отслеживать статистику по выполненным/не выполненным напоминаниям, контролировать работу рекрутера.
В ближайшее время мы добавим систему напоминаний и уведомлений, она позволит не пропустить запланированный звонок или встречу.
Воспользуйтесь бесплатной CRM-системой для рекрутинга, которая позволит сократить количество рутины, оптимизирует рабочие процессы и повысит их эффективность.