Офис-менеджер

Обязанности:

• Делопроизводство, внутренний и внешний документооборот (получение, распределение, регистрация, отправка, подготовка документов на подпись, отправка и сканирование документов, оформление доверенностей).

• Работа с офисным электронным почтовым ящиком.

• Регистрация входящей, исходящей, внутренней документации.

• Отправка/получение писем на почте.

• Прием, учет и переадресация входящих телефонных звонков клиентов и контрагентов компании.

• Информирование клиентов о продукции компании.

• Помощь в планировании рабочего дня руководителя, подготовка и оформление деловой корреспонденции и внутренней документации, прием гостей и посетителей.

• Сбор недостающий первичных документов по контрагентам;

• Помощь главному бухгалтеру в подготовке и учёте первичной документации

• Административная и информационная поддержка руководителя.

• Работа с оргтехникой (прием и отправка факсов, сканирование и ксерокопирование документов).

• Обеспечение функционирования офиса (заказ канцтоваров, расходных материалов, еды и т.д.).

• Выполнение поручений руководителя, главного бухгалтера.

• Оформление и ведение архива.

• Организация деловых поездок и командировок (бронирование гостиниц, заказ билетов и т.д.).

• Отслеживание о готовности документов с заказчиками (договора, кс-2,3)

• Составление отчетов в Excel для руководства

• Проверка отчетов;

• Ведение деловой переписки;

• Организация приема и рассылки деловой корреспонденции;

• Работа с курьерскими службами;

 

Требования:

• Знание программ: Word, Excel, желательно 1С.

• Грамотная устная и письменная речь

• Внимательность, организованность

• Знание основ делопроизводства

• Умение решать административные вопросы

• Многозадачность, умение расставлять приоритеты и контролировать выполнение задач

• Личные качества: коммуникабельность, исполнительность, внимательность, ответственность, самоорганизованность, вежливость.

 

Условия:

• 5ти дневка с 10 до 18, З/П 60т

Адрес: г. Санкт-Петербург, Старо Петергофский проспект 40