Координатор отдела

Координатор отдела с функциями офис-менеджера административный ассистент

Несколько руководителей, преимущественно женщины.

Обязанности:

1. координация входящей и исходящей корреспонденции, включая прием, маршрутизацию по ответственным лицам, присвоение номеров, рассылку
2. получение и отправка корреспонденции (оригиналов документов) и грузов (оргтехники, подарков) по договорам с курьерскими организациями.
3. проверка первичных документов на полноту, контроль документооборота.
4. оптимизация документов- контроль ЭДО, почты бумажной (на за двоение)
5. прикрепление в 1С Бухгалтерия, формирование папок первичных документов дохода (документы реализации) и расхода (документы поставщиков), авансовых отчетов
6. подготовка оперативных данных для руководителей по взаимодействию с ОП в части документооборота.
7. подготовка отчетов, официальных писем, договоров с заказчиками, протоколов, дополнений и иных актуальных документов в заказчиками по запросам руководителей функциональных служб и на основании представленной ими информации
8. для внутренних регламентирующих документов, включая приказы, положения, регламенты отслеживания своевременности рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, их качественное редактирование; исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также соблюдение сроков выполнения указаний и поручений.
9. организация внутренних управленческих мероприятий, включая бронирование переговорных, заказ кофе-брейков, сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация; ведение и оформление протоколов мероприятий в случае необходимости.
10. организация и бронирование проездных документов и отелей для командировок сотрудников головного офиса, предоставлять полученные документы в Бухгалтерию

Требования:

1. Хорошие знания Excel (ВПР, сводные таблицы и прочее), 1С, ЭДО
2. Опыт работы с курьерскими службами
3. Предпочтительно высшее образование, незаконченное высшее
4. Опыт работы от 1 года помощником руководителя/бизнес-ассистентом

Мы предлагаем:

1. Работа в офисе, гибридный график работы не предусмотрен, метро Фрунзенская.
2. График работы: 5/2 с 9.00 до 18.00. Выходные Сб.-Вс.
3. Аванс 27-го и ЗП 12-го без задержек
4. Зарплатный проект в Банке ВТБ
5. Предоставляется корпоративная связь, оргтехника
6. ДМС после 3 месяцев работы.
7. Работа в дочерней компании холдинга
8. Возможность профессионального развития