Офис менеджер

Наша агентство W3Promo занимается как SEO продвижением сайтов, так и их созданием. Работаем успешно и давно, добиваемся результатов для клиентов. Дружный и небольшой коллектив специалистов. 

Мы ищем человека, кто понимает, что в Digital тяжело и много своей нервной работы, и надо разгрузить руководство и специалистов от рутины по офисным задачам и проблемам, взять часть работы по типовым рутинным процессам на себя. 

Ищем специалиста с небольшим опытом, но крепкого и адаптивного. Как назовем эту должность- офис менеджер, администратор или секретарь с функциями личного помощника, не важно. Главное- качественно и быстро выполненная работа по поставленным задачам и снятие части рутины. 

Обязанности:  

• Выполнение задач от руководителя компании (ведение ежедневника, планирование встреч, личных дел, отчетность) 
• Информационная помощь руководящим лицам 
• Прием и распределение входящих телефонных звонков между сотрудниками 
• Частично холодные звонки по поручению менеджера отдела 
• Регистрация и учет входящих и исходящих писем, документации, подготовка и оформление писем на бланке организации 
• Организация архива корреспонденции и документации 
• Проверка, фиксация и контроль задач сотрудников на рабочий день, неделю, месяц 
• Осуществление контроля за своевременным прохождением и исполнением документов, в том числе, содержащих поручения руководителя ответственным исполнителям 
• Организация заседаний, рабочих совещаний, встреч и иных мероприятий, их протоколирование 
• Ведение базового кадрового делопроизводства организации (учет, расписания и тд) 
• Обеспечение хозяйственного обслуживания офиса (техника, подрядчики, уборка, канцелярия, курьерские службы, доставки воды) 
• Организация работы с курьерскими службами и водителями/доставками 
• Помощь по задачам контент-менеджерам, проджект-менеджеру и специалистам 
• Поиск информации и ее обработка, структурирование данных, внесение информации на сайты 
• Cканирование, копирование, печать документов 
• Встреча/Прием посетителей компании 
• Помощь в первичном подборе необходимого персонала / сотрудников 
• Размещение вакансий, первичный отбор и приглашения на собеседования, звонки кандидатам 
• Организация встреч с подрядчиками и партнерами 
• Организация нечастых внутренних мероприятий и встреч 
• Редкая работа с командировкой и планированием поездок/расписаний 

Требования:  

• Умение работать в режиме многозадачности 
• Стрессоустойчивость 
• Презентабельный и опрятный внешний вид 
• Чистоплотность 
• Ответственность и исполнительность 
• Доброжелательность и эмпатия 
• Желание развиваться в компании 
• Грамотная устная/письменная речь, четкая дикция 
• Быстрая печать, желательно скоропечать 
• Уверенный пользователь ПК 
• Опытный пользователь офисных программ (MS Office etc) 
• Уверенная работа с оргтехникой 
• Знание базовых правил делового этикета 
• Коммуникабельность, внимательность 
• Способность работать с разными людьми и налаживать эффективное взаимодействие 
• Высокий уровень самоорганизации и высокое качество выполнения задач 
• Аккуратность в работе, самостоятельность в поиске вариантов решения задачи 
• Ответственность и нацеленность на результат (доведение задачи до логического завершения) 

Условия:  

• Полная занятость, 5/2 и полный рабочий день 
• Гибкий старт и окончание рабочего дня (с некими рамками 9-10 часов старта) 
• Работа только в офисе, центр Москвы- Красные ворота 3 мин пешком 
• Адекватная зарплата от 45 до 65 тыс. рублей на руки (оклад+) 
• Испытательный срок 3 месяца 
• Оплачиваемый отпуск и больничные, праздничные- официальные 
• Перспективы профессионального и роста в деньгах (дополнительная нагрузка или движение внутри компании). 

Ждем ваших качественных откликов, звонков и уточняющих вопросов.