Офис-менеджер

Обязанности:

обеспечение функционирования офиса: заказ канцтоваров, расходных материалов и т.д.;

- прием и обработка входящей и исходящей корреспонденции и звонков;

- ведение делопроизводства;

- обеспечение исправности офисного и хозяйственного оборудования;

- организация поездок и командировок: заказ билетов, бронирование гостиниц и т.д.;

- организация встреч, совещаний, переговоров;

- участие в организации корпоративных мероприятий;

- формирование бюджета расходов на офисные нужды;

- выполнение поручений руководства;

- организация процедур закупки товаров или услуг;

при необходимости организация переезда компании, персонала, в новый офис, на новую производственную площадку;

- ведение договоров на поставку товаров и оказание услуг для создания оптимальных условий труда;

- сведение учетных и отчетных документов в целях осуществления контроля и анализа данных о фактах хозяйственной деятельности организации, состояния рынка товаров и услуг;

- составление, систематизация и актуализация базы поставщиков товаров и услуг;

- работа с заявками, формирование единого заказа на базе нескольких заявок, формирование заказа для обеспечения технического и сервисного обслуживания офисного оборудования;

- координация работы должностных лиц и сотрудников административно-хозяйственного отдела в процессе реализации корпоративных процедур, связанных с административной и организационной поддержкой работы офиса;

- организация хранения документов в соответствии с требованиями трудового, архивного законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами компании;

- ведение протоколов совещаний, администрирование задач и сроков выполнения.

Требования:

- опыт работы по данной профессии (в должности офис-менеджера или в аналогичной должности - помощник руководителя, секретарь и др.) от года до трёх лет;

- высшее образование;

- уверенные навыки в работе на персональном компьютере;

- знание основных компьютерных программ (минимально - операционная система Windows, MS Office, Internet Explorer);

- английский язык. Intermediate level;

- уверенное знание офисной оргтехники (ксерокс, факс, сканер, мини-АТС, устройства бесперебойного питания, зарядные устройства);

- организаторские способности;

- деловая коммуникация, в частности умение чётко и недвусмысленно излагать распоряжения, а также писать и говорить по-русски/английски грамотно и внятно;

- профессиональный этикет, соблюдение правил организационного поведения и корпоративной культуры;

- стрессоустойчивость (тактичность, неконфликтность, доброжелательность).

- целеустремлённость, умение расставлять приоритеты в работе;

- обучаемость, а также умение самому обучать подчинённых сотрудников;

- профессиональная интуиция, способность к предвидению развития ситуации;

- настойчивость, оптимизм.

Условия:

- официальное трудоустройство;

- работа в крупной стабильной компании;

- уровень заработной платы по результатам собеседования;

- дружный коллектив.